Demandes de syndic
Le logiciel des ordres de service de syndic, de l’e-mail au rapport
Vos syndics vous envoient leurs demandes d’intervention par e-mail, comme avant. Vous transférez ces e-mails à votre adresse Brikia : chaque ordre de service devient une fiche, se confie à un technicien d’un geste et finit en rapport avec votre logo.
Comment ça marche
Étape 1
Vous transférez
Tous vos e-mails, ou seulement ceux de vos syndics grâce à un filtre : Brikia vous guide pas à pas dans Gmail ou Outlook. Vous gardez votre boîte mail.
Étape 2
Brikia lit l’e-mail et l’ordre de service
L’adresse, le contact sur place, l’accès, le numéro d’ordre de service et l’urgence, lus dans l’e-mail et dans le PDF joint, chacun avec sa source.
Étape 3
Vous confiez la demande
Glissez la tête d’un technicien sur la fiche : il est prévenu et ajoute le rendez-vous à son agenda, avec l’ordre de service. Un sous-traitant reçoit un lien, sans compte.
Étape 4
Le rapport part au syndic
Il démarre depuis la demande, numéro d’ordre de service repris. À la publication, Brikia propose de classer la demande.
Ce que Brikia lit dans un ordre de service
Sans IA : des règles, écrites sur de vrais ordres de service. Vous vérifiez d’un coup d’œil.
- L’adresse du chantier, telle que l’e-mail ou le PDF l’écrit.
- Le contact sur place : gardien, occupant, et leurs numéros.
- L’accès, mot pour mot : les phrases qui parlent d’un code, d’une clé, du gardien ou d’une trappe ; elles restent dans la fiche, jamais dans le rapport.
- Le numéro d’ordre de service ou la référence du syndic, et l’urgence.
- Les pièces jointes, rangées avec la demande ; les relances rejoignent la même fiche.
Le tri des e-mails
- L’ordre de service d’un syndic que vous avez accepté devient une fiche aussitôt ; celui d’un nouvel expéditeur, ou un objet qui laisse penser à une demande, attend dans « À trier » : vous confirmez d’un geste.
- Tout autre e-mail attend aussi dans « À trier ». Si vous préférez ne garder que les demandes, les autres sont lus puis effacés aussitôt.
- Brikia retient vos choix : « Toujours accepter » un syndic, « Ne plus recevoir » une lettre d’information. Ce que vous ne voulez plus recevoir est écarté : Brikia n’en garde rien, il le compte seulement.
- Un e-mail laissé dans « À trier » est effacé au bout de trente jours.
Le suivi, jusqu’à la facture
- Un tableau en colonnes : À trier, Nouvelles, À prendre RDV, Planifiées, Devis, En attente, Facturées, Classées.
- « En attente » avec une date pour revoir la demande : l’accord du devis, les pièces commandées.
- Le deuxième passage, quand les pièces arrivent.
- « Facturées » suit le délai de paiement et signale un retard.
- Une notification à chaque nouvelle demande, et un point chaque matin si vous le voulez.
Le rapport que le syndic attend
- Vos références et le destinataire à la place de la fenêtre de l’enveloppe.
- Le numéro d’ordre de service, et le PDF nommé comme le syndic le classe.
- Les interventions précédentes de l’immeuble, si vous le voulez.
- Une page web du rapport, avec un QR code sur le PDF.
Le rendez-vous s’ajoute à l’agenda en un geste, sans synchronisation automatique ; Brikia ne fait pas les factures.
Voir aussi
- Ce que Brikia lit dans un e-mail de syndic, en détail
- Le tableau de suivi, de « À trier » à « Classées »
- Brikia ou un logiciel d’interventions : le comparatif
- Ce que Brikia fait pour chaque métier du bâtiment
- Le site internet dont les demandes arrivent dans Brikia
- Le rapport d’intervention que le syndic reçoit à la fin
Questions fréquentes
Quel logiciel pour gérer les ordres de service des syndics ?
Brikia : vous transférez les e-mails de vos syndics, chaque ordre de service devient une fiche, et vous la suivez jusqu’au rapport.
L’adresse, le contact sur place, l’accès, le numéro d’ordre de service et l’urgence sont lus dans l’e-mail et dans le PDF, sans IA ; vous confiez la demande à un technicien, qui l’ajoute à son agenda.
Comment suivre les demandes d’intervention des syndics ?
Dans un tableau où chaque demande d’intervention avance de colonne en colonne : À trier, Nouvelles, À prendre RDV, Planifiées, Devis, En attente, Facturées, Classées.
Vous confiez la demande à un technicien, le rendez-vous s’ajoute à son agenda et le rapport démarre depuis la fiche. « En attente » vous fait revoir la demande à la date choisie, et « Facturées » suit le délai de paiement.
Faut-il changer d’adresse e-mail ?
Non : vos syndics écrivent toujours à votre adresse habituelle.
Vous transférez leurs e-mails, tous ou seulement les leurs grâce à un filtre, vers l’adresse de réception que Brikia crée pour votre entreprise.
Le technicien a-t-il besoin d’un compte ?
Pour la lire, non : un technicien ou un sous-traitant sans compte reçoit un lien vers la demande.
Il y trouve l’adresse à ouvrir dans son GPS, les numéros à appeler et le PDF de l’ordre de service ; le rapport, lui, se commence avec un compte Brikia.
Que deviennent les e-mails qui ne sont pas des demandes ?
Ils attendent dans « À trier », où vous les confirmez ou les supprimez d’un geste : rien n’est effacé sans vous, sauf ce que vous avez choisi de ne plus recevoir.
Les e-mails d’un expéditeur que vous ne voulez plus recevoir sont écartés dès leur arrivée : Brikia n’en garde rien, il les compte seulement. Un e-mail laissé dans « À trier » est effacé au bout de trente jours.
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